Gegevensbewaarbeleid

Onze Verbintenis

Bij Horizon CRM bewaren we persoonlijke gegevens alleen zolang als nodig is om onze diensten te verlenen en aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen. Dit beleid legt uit:

Welke gegevens we verzamelen
Hoe lang we het bewaren
Waarom we het voor die periode behouden
Hoe we het veilig verwijderen

Geautomatiseerde Handhaving: Ons systeem verwijdert automatisch gegevens die de bewaartermijn hebben overschreden via dagelijks geplande taken (2:00 AM UTC). U hoeft geen actie te ondernemen.

Gegevensbewaarperioden

Gegevenstype	Retentieperiode	Juridische Basis / Reden	Verwijderingsmethode
Actieve Gebruikersaccounts Naam, e-mail, telefoon, profielgegevens	Abonnementsduur + 1 jaar	Contractuitvoering (GDPR Article 6(1)(b)) Vereist om CRM-diensten te leveren	Handmatige verwijdering door de gebruiker of automatisch na 1 jaar na annulering
Verwijderde Gebruikersaccounts Accounts gemarkeerd voor verwijdering	30-daagse graceperiode Dan geanonimiseerd	GDPR Artikel 17 (Right to Erasure) 30-dagen genadeperiode staat heractivatie toe	Automatische anonimisering na de grace periode (Celery-taak)
Financiële Gegevens Facturen, betalingen, offertes, contracten	7 years Van transactie datum	Belgische belastingwetgeving (Article 17(3)(b)) Wettelijke verplichting om boekhoudkundige documenten te bewaren	Automatische verwijdering na 7 jaar (hardcoded uitzondering)
Oproepopnames (VoIP) Audio-opnames van gesprekken	6 maanden	Zakelijke Behoefte (Legitimate Interest) Kwaliteitsborging, training, geschillenbeslechting	Automatische verwijdering (Celery-taak controleert dagelijks)
E-maillogs EmailEvent records (openingen, klikken, bounces)	90 dagen	Serviceverbetering Leverbaarheid tracking, bouncebeheer	Automatische verwijdering (Celery-taak)
AI Assistent Logboeken Gespreksverslagen, AI-antwoorden	30 dagen	Serviceverbetering AI-training, kwaliteitsborging	Automatische verwijdering (Celery-taak)
Systeemback-ups Volledige database-snapshots	90 dagen (lopende)	Bedrijfscontinuïteit Disaster recovery, gegevensherstel	Automatische verwijdering (Heroku/AWS bewaarbeleid)
Beveiligingslogboeken Inlogpogingen, beheerdersacties, audittrail	1 jaar	Beveiligingsnaleving Incidentonderzoek, fraudepreventie	Automatische verwijdering (Celery-taak)
Marketing Toestemming Registraties Cookie toestemming, e-mail opt-ins	Toestemmingduur + 3 jaar	Bewijs van Toestemming (GDPR Article 7(1)) Vereist om rechtmatige verwerking aan te tonen	Automatische verwijdering 3 jaar na afmelding

GDPR Artikel 5 Naleving

Ons retentiebeleid voldoet aan de principes van artikel 5 van de GDPR:

Opslagbeperking

Persoonlijke gegevens worden alleen bewaard zolang als nodig is voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt.

Gegevensminimalisatie

We verzamelen en bewaren alleen de gegevens die nodig zijn om onze diensten te leveren.

Verantwoordelijkheid

Dit beleid toont onze naleving van de vereisten voor gegevensbescherming aan.

Geautomatiseerde Handhaving

Dagelijkse Celery Beat-taken handhaven automatisch de retentieperiodes.

Uw Gegevensrechten

Zelfs met ons retentiebeleid heeft u het recht om:

Verzoek om Vroegtijdige Verwijdering: Je kunt op elk moment om accountverwijdering vragen (onder voorbehoud van wettelijke verplichtingen zoals 7-jarige financiële administratie). Verwijder Account
Exporteer uw gegevens: Download al je persoonlijke gegevens in JSON- of CSV-indeling. Gegevens exporteren
Object naar Verwerking: Vraag beperking van specifieke gegevensverwerkingsactiviteiten. Neem contact op met het Privacyteam

Geautomatiseerde Handhaving van Gegevensbewaring

Ons systeem voert dagelijks geautomatiseerde taken uit (Celery Beat) om retentieperiodes af te dwingen:

Taak	Schema	Actie
`process_account_deletions`	Dagelijks om 2:00 AM UTC	Anonimiseer accounts na de 30-dagen graceperiode
`cleanup_old_email_events`	Dagelijks om 2:00 AM UTC	Verwijder e-maillogs ouder dan 90 dagen
`cleanup_old_call_recordings`	Dagelijks om 2:00 AM UTC	Verwijder oproepopnames ouder dan 6 maanden
`cleanup_old_ai_logs`	Dagelijks om 2:00 AM UTC	Verwijder AI-assistent logs ouder dan 30 dagen
`cleanup_old_security_logs`	Dagelijks om 2:00 AM UTC	Verwijder beveiligingslogboeken ouder dan 1 jaar

Audit Trail: Alle geautomatiseerde verwijderingen worden vastgelegd voor nalevingsaudits.

Vragen over gegevensbewaring?

Ons privacyteam staat klaar om te helpen.

privacy@horizoncrm.eu

Reactietijd: 30 dagen (GDPR vereiste)