Politique de conservation des données

Notre Engagement

Chez Horizon CRM, nous ne conservons les données personnelles que tant que nécessaire pour fournir nos services et respecter nos obligations légales. Cette politique explique :

Quelles données nous collectons
Combien de temps nous le conservons
Pourquoi nous le conservons pendant cette période
Comment nous le supprimons en toute sécurité

Application de la réglementation automatisée : Notre système supprime automatiquement les données dépassant leur période de conservation via des tâches planifiées quotidiennes (2h00 UTC). Vous n'avez pas besoin de prendre de mesures.

Périodes de conservation des données

Type de données	Période de conservation	Base légale / Raison	Méthode de suppression
Comptes d'utilisateurs actifs Nom, email, téléphone, données de profil	Durée de l'abonnement + 1 an	Exécution du contrat (GDPR Article 6(1)(b)) Nécessaire pour fournir des services CRM	Suppression manuelle par l'utilisateur ou automatique après 1 an après l'annulation
Comptes d'utilisateur supprimés Comptes marqués pour suppression	période de grâce de 30 jours Puis anonymisé	Article 17 du RGPD (Right to Erasure) La période de grâce de 30 jours permet la réactivation.	Anonymisation automatique après la période de grâce (tâche Celery)
Dossiers financiers Factures, paiements, devis, contrats	7 years À partir de la date de transaction	Loi fiscale belge (Article 17(3)(b)) Obligation légale de conserver les documents comptables	Suppression automatique après 7 ans (exception codée en dur)
Enregistrements d'appels (VoIP) Enregistrements audio des appels	6 mois	Besoin commercial (Legitimate Interest) Assurance qualité, formation, résolution de litiges	Suppression automatique (la tâche Celery vérifie quotidiennement)
Journaux des e-mails Enregistrements EmailEvent (ouvertures, clics, rebonds)	90 jours	Amélioration du service Suivi de la délivrabilité, gestion des rebonds	Suppression automatique (tâche Celery)
Journaux de l'Assistant IA Transcriptions d'appels, réponses de l'IA	30 jours	Amélioration du service Formation IA, assurance qualité	Suppression automatique (tâche Celery)
Sauvegardes du système Snapshots complets de la base de données	90 jours (roulant)	Continuité des activités Récupération après sinistre, restauration des données	Suppression automatique (politique de conservation Heroku/AWS)
Journaux de sécurité Tentatives de connexion, actions administratives, piste de vérification	1 an	Conformité de sécurité Enquête sur les incidents, prévention de la fraude	Suppression automatique (tâche Celery)
Enregistrements de consentement marketing Consentement aux cookies, inscriptions par e-mail	Durée du consentement + 3 ans	Preuve de consentement (GDPR Article 7(1)) Nécessaire de démontrer un traitement légal	Suppression automatique 3 ans après le désabonnement

Conformité à l'Article 5 du RGPD

Notre politique de conservation est conforme aux principes de l'article 5 du RGPD :

Limitation de stockage

Les données personnelles ne sont conservées que tant que nécessaire aux fins pour lesquelles elles sont traitées.

Minimisation des données

Nous collectons et conservons uniquement les données nécessaires à la fourniture de nos services.

Responsabilité

Cette politique démontre notre conformité aux exigences en matière de protection des données.

Application de la loi automatisée

Les tâches Daily Celery Beat appliquent automatiquement les périodes de conservation.

Vos droits concernant vos données

Même avec notre politique de conservation, vous avez le droit de :

Demander une suppression anticipée : Vous pouvez demander la suppression de votre compte à tout moment (sous réserve des obligations légales telles que les enregistrements financiers de 7 ans). Supprimer le compte
Exporter vos données : Téléchargez toutes vos données personnelles au format JSON ou CSV. Exporter les données
Objet au traitement : Demander la restriction de certaines activités de traitement des données. Équipe de confidentialité des contacts

Application automatisée de la conservation des données

Notre système exécute des tâches automatisées quotidiennes (Celery Beat) pour appliquer les périodes de conservation :

Tâches	Calendrier	Action
`process_account_deletions`	Quotidiennement à 2h00 UTC	Anonymiser les comptes après la période de grâce de 30 jours
`cleanup_old_email_events`	Quotidiennement à 2h00 UTC	Supprimer les journaux d'e-mails de plus de 90 jours
`cleanup_old_call_recordings`	Quotidiennement à 2h00 UTC	Supprimer les enregistrements d'appels de plus de 6 mois
`cleanup_old_ai_logs`	Quotidiennement à 2h00 UTC	Supprimer les journaux de l'assistant IA de plus de 30 jours
`cleanup_old_security_logs`	Quotidiennement à 2h00 UTC	Supprimer les journaux de sécurité de plus d'un an

Journal d'audit : Toutes les suppressions automatisées sont enregistrées pour l'audit de conformité.

Questions sur la conservation des données ?

Notre équipe de confidentialité est là pour vous aider.

privacy@horizoncrm.eu

Délai de réponse : 30 jours (exigence RGPD)