Datenaufbewahrungsrichtlinie

Unser Engagement

Bei Horizon CRM speichern wir persönliche Daten nur so lange, wie es notwendig ist, um unsere Dienstleistungen bereitzustellen und unseren rechtlichen Verpflichtungen nachzukommen. Diese Richtlinie erklärt:

Welche Daten wir sammeln
Wie lange wir es aufbewahren
Warum wir es für diesen Zeitraum aufbewahren
Wie wir es sicher löschen

Automatisierte Durchsetzung: Unser System löscht automatisch Daten, die über ihren Aufbewahrungszeitraum hinausgehen, über täglich geplante Aufgaben (2:00 Uhr UTC). Sie müssen keine Maßnahmen ergreifen.

Datenaufbewahrungsfristen

Datentyp	Aufbewahrungsfrist	Rechtsgrundlage / Grund	Löschmethode
Aktive Benutzerkonten Name, E-Mail, Telefon, Profildaten	Abonnementdauer + 1 Jahr	Vertragsausführung (GDPR Article 6(1)(b)) Erforderlich, um CRM-Dienste bereitzustellen	Manuelle Löschung durch den Benutzer oder automatisch nach 1 Jahr nach der Stornierung
Gelöschte Benutzerkonten Zu löschende Konten	30-tägige Karenzzeit Dann anonymisiert	DSGVO Artikel 17 (Right to Erasure) 30-tägige Nachfrist ermöglicht Reaktivierung	Automatische Anonymisierung nach der Karenzzeit (Celery-Aufgabe)
Finanzunterlagen Rechnungen, Zahlungen, Angebote, Verträge	7 years Vom Transaktionsdatum	Belgisches Steuerrecht (Article 17(3)(b)) Rechtliche Verpflichtung zur Aufbewahrung von Buchhaltungsunterlagen	Automatische Löschung nach 7 Jahren (hartcodierte Ausnahme)
Anrufaufzeichnungen (VoIP) Audioaufzeichnungen von Anrufen	6 Monate	Geschäftsbedarf (Legitimate Interest) Qualitätssicherung, Schulung, Streitbeilegung	Automatische Löschung (Celery-Aufgabe prüft täglich)
E-Mail-Protokolle EmailEvent-Datensätze (Öffnungen, Klicks, Rückläufer)	90 Tage	Serviceverbesserung Zustellbarkeitsverfolgung, Bounce-Management	Automatische Löschung (Celery-Aufgabe)
KI-Assistent-Protokolle Anruftranskripte, KI-Antworten	30 Tage	Serviceverbesserung KI-Training, Qualitätssicherung	Automatische Löschung (Celery-Aufgabe)
Systembackups Vollständige Datenbank-Snapshots	90 Tage (rollierend)	Geschäftskontinuität Katastrophenwiederherstellung, Datenwiederherstellung	Automatische Löschung (Heroku/AWS Aufbewahrungsrichtlinie)
Sicherheitsprotokolle Anmeldeversuche, Admin-Aktionen, Prüfprotokoll	1 Jahr	Sicherheitskonformität Vorfalluntersuchung, Betrugsprävention	Automatische Löschung (Celery-Aufgabe)
Marketing-Zustimmungsunterlagen Cookie-Zustimmung, E-Mail-Opt-Ins	Zustimmungsdauer + 3 Jahre	Nachweis der Einwilligung (GDPR Article 7(1)) Erforderlich, um die rechtmäßige Verarbeitung nachzuweisen	Automatische Löschung 3 Jahre nach Abmeldung

DSGVO Artikel 5 Konformität

Unsere Aufbewahrungsrichtlinie entspricht den Grundsätzen des Artikels 5 der DSGVO:

Speicherbeschränkung

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für die Zwecke, für die sie verarbeitet werden, erforderlich ist.

Datenminimierung

Wir sammeln und speichern nur die Daten, die erforderlich sind, um unsere Dienstleistungen anzubieten.

Verantwortlichkeit

Diese Richtlinie zeigt unsere Einhaltung der Datenschutzanforderungen.

Automatisierte Durchsetzung

Tägliche Celery Beat-Aufgaben setzen automatisch Aufbewahrungsfristen durch.

Ihre Datenrechte

Selbst mit unserer Aufbewahrungsrichtlinie haben Sie das Recht auf:

Frühzeitige Löschung anfordern: Sie können jederzeit die Löschung Ihres Kontos anfordern (unter Berücksichtigung gesetzlicher Verpflichtungen wie 7-jährige Finanzunterlagen). Konto löschen
Exportieren Sie Ihre Daten: Laden Sie alle Ihre persönlichen Daten im JSON- oder CSV-Format herunter. Daten exportieren
Objekt zur Verarbeitung: Antrag auf Einschränkung spezifischer Datenverarbeitungsaktivitäten. Kontaktieren Sie das Datenschutzteam

Automatisierte Durchsetzung der Datenaufbewahrung

Unser System führt täglich automatisierte Aufgaben (Celery Beat) aus, um Aufbewahrungsfristen durchzusetzen:

Aufgaben	Zeitplan	Aktion
`process_account_deletions`	Täglich um 2:00 Uhr UTC	Konten nach Ablauf der 30-tägigen Karenzzeit anonymisieren
`cleanup_old_email_events`	Täglich um 2:00 Uhr UTC	Löschen Sie E-Mail-Protokolle, die älter als 90 Tage sind.
`cleanup_old_call_recordings`	Täglich um 2:00 Uhr UTC	Löschen Sie Anrufaufzeichnungen, die älter als 6 Monate sind.
`cleanup_old_ai_logs`	Täglich um 2:00 Uhr UTC	Löschen Sie AI-Assistentenprotokolle, die älter als 30 Tage sind.
`cleanup_old_security_logs`	Täglich um 2:00 Uhr UTC	Löschen Sie Sicherheitsprotokolle, die älter als 1 Jahr sind.

Audit-Trail: Alle automatisierten Löschungen werden zur Einhaltung der Vorschriften protokolliert.

Fragen zur Datenaufbewahrung?

Unser Datenschutzteam ist hier, um zu helfen.

privacy@horizoncrm.eu

Reaktionszeit: 30 Tage (DSGVO-Anforderung)